نوشته‌ها

هفت تکنیک پایه ای مدیریت زمان درکوچینگ

علی یزدان پناه

در هزاره سوم سرعت تغییرات و رشد در جهان به حدی است که روز به روزهمه ما را نگران تر میکند. سرعت تولید اطلاعات وتغییر محیط اطراف ما ،مدیریت زمان را نه فقط برای مدیران شرکت های بزرگ ، بلکه برای زندگی روزمره ما ، تبدیل به مهم ترین مهارت کرده است .همین الان که این مقاله را مطالعه می کنید نشان دهنده دغدغه شما در این زمینه است .بهبود مهارت های مدیریت زمان مطابق آمار ، یکی از نتایج درخشان جلسات کوچینگ است. علاوه بر کوچینگ شخصی که بر زندگی روزمره مراجعین و اهداف زندگی شخصی آنها تمرکز دارد ، کوچینگ سازمانی و کوچینگ مدیران نیز در پیوند با مدل ها و استانداردهای نوین مدیریتی ، نقش بسزایی در مدیریت زمان فرآیندها و اهداف سازمانی دارند.  روز به روز بیشتر با افرادی مواجه میشوم که معتقدند وقت ندارند ، که میگویند به اندازه سنشان زندگی نکرده اند ، که اگر کمی بیشتر وقت داشتند به موفقیت های بزرگ می رسیدند ،  که در دنیای پررقابت اطرافشان خودشان را بازنده می بینند ، که زیاد و پر فشار کار می کنند ولی در انتهای روز می بینند کارمهمی انجام نداده اند که در تعجب اند چگونه دیگران زندگی یا بیزینس پرمشغله خود را به همین آسانی مدیریت می کنند .  وقتی به ریشه این حرف ها و بسیاری مسایل مشابه نگاه میکنم ، شاید مهارت مدیریت زمان نه فقط کلید حل آنها بلکه معجزه زندگی خیلی ها باشد به عقیده برایان تریسی در کتاب مدیریت زمان ، هر مقدارکنترلی که از زمان در زندگی داریم تعیین‌کننده میزان آرامش درونی ما است . احساس نداشتن کنترل بر زمان منشا اصلی استرس در زندگی شخصی و کاری است.

درتعریف ساده ، مدیریت زمان یعنی : فرآیند نظم‌ دهی و برنامه‌ریزی برای تقسیم زمان خود بین فعالیت‌های خاص.

داشتن مهارت مدیریت زمانِ خوب، شما را قادر می‌ سازد تا هوشمندانه‌تر (و نه سخت‌تر ) کار کنید و کارهای بیشتری را با کیفیت بهتری در زمان کمتری انجام دهید،

افراد بسیاری از نداشتن وقت کافی گله می‌کنند. از مدیران گرفته تا دانش آموزان و دانشجویان، هر یک به‌نوعی با زمان و مدیریت زمان مشکل‌دارند.

در تحقیقاتی که در دانشگاه هاروارد انجام شد، متوجه شدند که وقتی به افراد ناموفق، مهارت مدیریت زمان و برنامه ریزی را آموختند، نتایج در شغل و زندگی آن ها تا سه برابر بهتر شده و سطح رضایتمندی آنها نیز به شدت بهبود پیدا کرد.

برای مدیرت زمان ، اصول و تکنیک های بسیاری وجود دارد ولی در این جا با توجه به جمع بندی همه آنها و هم چنین تجربه مواجهه با این موضوع در جلسات کوچینگ ، هفت مهارت جادویی برای مدیریت زمان به شما معرفی میکنم و معتقدم نگاه جدی ومصمم به این تکنیک ها و تمرین های ارایه شده در آنها ، برلیان درخشنده زندگی یا کسب و کار شما باشد . همه آنچه درباره مدیریت زمان باید بدانید ، چه مدیر یک کمپانی بزرگ باشید و یا شخصی درگیر مسایل روزمره ، در این هفت مهارت خلاصه شده است:


1-اولویت‌بندی کارها(ماتریس آیزنهاور)

مشهورترین شیوه اولویت بندی در تکنیک های مدیریت زمان ، ماتریس آیزنهاور است.

در کتاب ۷ عادت مردمان مؤثر استفان کاوی این ماتریس به طور کامل تشریح شده است. این ماتریس به شکل ساده شبیه یک پنجره است  در این پنجره چهارمفهوم وجود دارد کارهای فوری و غیر فوری و همین طور کارهای مهم و غیرمهم .

کارهای اضطراری یا فوری کارهایی هستند که باید همین‌الان انجام شوند، به‌عنوان‌مثال پاسخ پیامک یا پاسخ دادن به تماس تلفن ازاین‌ دسته است . کارهای فوری اغلب ملموس هستند و انجام آن‌ها بیش از آنکه خوشایند ما باشد، خوشایند دیگران است . از طرفی این کارهای اضطراری اغلب غیرضروری هستند.

همان‌طور که استفان کاوی می‌گوید، ضرورت یک کار به پیامدها و نتایج آن برمی‌گردد. اگر کاری در جهت اهداف و رسالت های ما باشد این کار ضروری است و در غیر این صورت غیرضروری.

پس ۴ حالت پیش می‌آید که این ماتریس در هر حالتی، راهکاری را به شکل زیر پیشنهاد می‌دهد.

برای اولویت بندی کارها ، تکنیک های عملی بسیاری وجود دارد .

یک تمرین ساده: فهرست کارهای یک هفته آینده خود را بنویسید و آنگاه از خود بپرسید اگر به شما اطلاع دهند از فردا به مدت 1ماه شهر در قرنطینه فرو می رود ، شما در مدت کوتاه باقی مانده کدام کارها را برای انجام دادن انتخاب میکنید ؟؟ اینک فرا تر از محدودیت زاویه دید شما به مسایل ، با اولویت ترین کارها مشخص شده است.

2-اصل پاراتو (قانون 20-80)

این اصل توسط پاراتو، دانشمند و اقتصاددان معروف ایتالیایی، برای اولین بار بیان شد . این اصل در بسیاری از علوم کاربرد دارد ولی در مدیریت زمان به شکل ساده ای میتوان گفت 20 درصد کارها، 80درصد نتایج را ایجاد میکند بنابراین 80درصد کارها که 20درصد دیگر  نتایج  را ایجاد می کنند،قابل حذف شدن یا موکول شدن به آینده است .

اگرچه روش های مدیریت زمان به دنبال استفاده اثربخش از زمان فعلی هستند، اما قانون ۲۰/۸۰ به دنبال افزایش زمان در دسترس افراد است. برای مثال، بر طبق این قانون، ۸۰ درصد فروش یک شرکت به‌واسطه ۲۰ درصد از مشتریان رخ می‌دهد و شرکت با شناسایی این ۲۰ درصد و تلاش برای وفادار سازی آن‌ها، می‌تواند از صرف وقت و زمان بسیار برای دستیابی به‌تمامی مشتریان پرهیز کند.

. برای اجرایی نمودن تفکر ۲۰/۸۰ باید ذهنیت کمال‌ پرستی را در ذهن خود خاموش‌کنید که در مهارت پنجم توضیح داده شده است.

یک تمرین ساده:

اگر از هر کاری که در جریان یک ماه می‌کنید فهرستی تهیه نمایید، به بیست، سی، یا چهل  کار و وظیفه می‌رسید. بعد از تهیه لیستی از کل کارهایی که در یک ماه انجام می‌دهید، به این سه سؤال جادویی جواب دهید.

1-اگرتنها بتوانم یکی از کارهای مندرج در این فهرست را در تمام مدت روز انجام دهم، کدام فعالیت بیشترین ارزش را به تجارت یا زندگی من می‌دهد؟

2-اگر تنها دو کار از این فهرست را انجام بدهم، دومین کاری که انتخاب می‌کنم کدام است؟

3-اگر تنها بتوانم سه قلم از کارهای مندرج در این فهرست را انجام دهم، سومین کاری که مهم است کدام است؟

اگر این سه مورد کار را شناسایی کنید، متوجه می‌شوید که اینها تقریبا همه ارزش پایان ماه شما را تولید می‌کنند.

3-بلوک های زمانی

همه ما توانایی تخمین زدن زمان لازم برای انجام یک کار مشخص را داریم . هر چقدر باهوش تر و با تجربه تر باشیم ، این تخمین به واقعیت نزدیک تر میشود.

برای انجام هرکاری زمان شروع و پایان آن را مشخص کنید که به آن یک بلوک زمانی میگوییم .

هر بلوک زمانی باید نتیجه ای داشته باشد که از قبل مشخص کرده ایم وقتی کارها به این بلوک ها تبدیل میشوند و بر اساس اولویت بندی روی هم چیده میشوند،ارزش زمان را بیش از پیش احساس خواهیم کرد .سعی کنید دربین بلوک های زمانی و به ویژه آنهایی که نیاز به کار ذهنی زیاد دارند ، لحظه هایی را برای استراحت اختصاص دهید این کار باعث میشود تا هم تجدید قوا کنید و از آن مهم تر مغز شما کارها و نتایج آنها را از هم تفکیک کند.

وقتی این کار را به صورت حرفه ای انجام نمی دهیم ، مغز ما به طور خودکار و با ایجاد مسیرهای عصبی که آن را عادت می نامیم ، این کار را انجام می دهد.

چارلز دوهیگ در کتابی به نام قدرت عادت، مفهوم عادت‌های سنگ‌تاج را معرفی کرد. در معماری، سنگ‌تاج به سنگی گفته می‌ شود که تمام سنگ‌های دیگر را در جای خود نگه می‌ دارد.

به همین شکل ، عادت‌های سنگ‌تاج ، عادت‌های مشابه را در جای خود (در ذهن ما ) محکم می کنند. بر عادت‌های سنگ‌تاج خوب خود تمرکز کنید و خواهید دید که با رشد عادات خود می‌ توانید مدیریت زمان بهتری داشته باشید.

4-تمرکز بر روی یک کار

تعداد کمی از افراد می توانند چند کار را همزمان انجام دهند و عملکرد چند وجهی داشته باشند ، این استعداد انجام چند کار با یکدیگر آنها را قادر می سازد که از دیگران جلوتر باشند در مقابل ، بسیاری ازافرادچنین استعدادی را ندارند ولی این روش را در پیش می گیرند وهمین سبب می شود که آنان هیچ یک از کارهای خود را به درستی به پایان نرسانند و درنهایت ازتمام شدن کارها ناامید شوند.

همواره به یاد داشته باشید تمرکز بر روی یک کار واحد کیفیت انجام آن را بالاتر برده و زمان انجام آن را کوتاه تر میکند .

بیشتر ما فکر میکنیم کسی که چند کار را همزمان انجام می دهد حتما فرد بسیار باهوشی است، ولی در بیشتر وقت ها این کار نشانه نداشتن اولویت بندی و مدیریت زمان است .تلاش کنید در حین انجام کارها عوامل مزاحم را از خود دور کنید و در این مسیر تلفن همراه کلیدی ترین نقش را بازی میکند.

همانطور که در پادکست افسانه های یونانی گفتم ، قهرمانان اساطیری یونان و روم هم از این تکنیک استفاده می کنند . اودیسیوس هم همین گونه کشتی خود را از گذرگاه جزیره سایرن ها عبور داد .

5-کمال‌ پرستی ممنوع

رازی در کار نیست ، واقعیت این است که هیچ ایده آلی وجود ندارد. ذهن کمال‌ پرست به دنبال انجام کاری به بهترین شیوه و روش و بالاترین استانداردهاست. استانداردهایی که هرچند عالی هستند اما دستیابی به این استانداردها آن‌قدر وقت و انرژی می‌گیرد که در دنیای واقعی چندان خواهانی نخواهد داشت.

همواره به یاد داشته باشید که در کنار دستیابی به یک هدف خوب که آن را اثربخشی می‌نامیم، هزینه‌های دستیابی به آن هدف، ازجمله هزینه‌های زمانی و مالی نیز موردتوجه است. به جنبه هزینه‌ای کارها ، اصطلاحاً کارایی می‌گوییم. ذهن کمال پرست اثربخشی دارد ولی کارایی ندارد و چنین چیزی منجر به از دست رفتن زمان بسیار ارزشمند شما می‌شود.

برای پرهیز از کمال پرستی ، اصل پاراتو را همواره رعایت کنید و به یاد داشته باشید کمال پرستی در درصدی از انسان ها بسیار شدید و در واقع یک بیماری است که برای آنها چنین توصیه های ساده ای ، کاربرد ندارد .

افراد کمال پرست مایلند که همه کارها را خودشان انجام دهند و معتقدند وقتی کاری درست انجام می شود که خودشان آن را انجام دهند. این میوه سمی مدیریت زمان هم هست.

یکی از بزرگترین تکنیک‌های مدیریت زمان این است که از دیگران بخواهید بعضی از کارهای شما را انجام دهند. توانایی شما در واگذار کردن کارهای کم‌ارزش به دیگران تا آنها با حقوق کمتر آن کارها را انجام دهند یکی از کلیدی ترین مهارت‌های مدیریت نوین است.

یک تمرین ساده :

اگر کسی دیگر می‌تواند کاری را تا ۷۰ درصد به خوبی شما انجام دهد، بهتر است این کار را به او واگذار کنید اینگونه آرام آرام مشغول انجام کارهای مهم در زمانی که فوری نیستند ،خواهید شد و هم چنین به جای کمال پرستی به کمال گرایی ، متمایل میشوید .

6-هنر نه گفتن

توانایی نه  گفتن ازویژگی های بارز افراد موفق است .بدون این مهارت مسايل شما تنها به مدیریت زمان خلاصه نمیشود. پایه هر گونه برنامه ریزی برای زندگی شخصی یا شغلی ، داشتن این مهارت است. اگر به دنبال راضی نمودن همه هستید یادتان باشد که این ویژگی افراد مهرطلب است و نتیجه آن ناراضی بودن همه و شکست در کارهاست .

اگر این مهارت را نیاموزید ، شما طعمه واولین اولویت کسانی خواهید بود که تلفن را برمی دارند و پیش خودشان میگویند : به کی زنگ بزنم؟؟

کسانی که این هنر را نیاموختند معمولا در زندگی معنا و مقصودی ندارند شاید بهترین تشبیه برای این افراد یک قایق بادبانی بدون سکان است یعنی مسیر حرکت به همان سمتی است که باد می وزد. در چنین شرایطی (نه) گفتن دلیلی ندارد.

7-سبک زندگی سالم

در روانشناسی مثبت گرا چند سالیست که علاوه بر مثبت اندیشی ، روابط ، معنا و دستاوردها ، موضوعی به نام بهزیستی مطرح شده است. در تکنیک های موفقیت هم موضوع سبک زندگی سالم مورد توجه بسیار است . به عقیده من از همه این ها مهم تر سالم زیستی میتواند کلید مدیریت زمان باشد .بسیاری از افراد درگیر مشکلات جسمی هستند که برنامه ریزی های آنها را مختل میکند و در بعد دیگر بهزیستی به عملکرد بهتر مغز نیز کمک می کند. توجه به ورزش روزانه که اگر گروهی هم باشد گفته میشود به تولید سلول های جدید مغزی کمک میکند ، توجه به خوراک سالم و متناسب ، خواب کافی و موضوعات مرتبط با آن مانند دکوراسیون اتاق خواب و تشک مناسب ، پرهیز از استرس ، نوشیدن آب کافی ، تعادل ویتامین ها و استفاده ی هوشمندانه از نور کافی آفتاب ، میتواند علاوه بر عملکرد بهتر مغز که تصمیم گیری های درست را در پی دارد ، زمان های درگیری با مشکلات جسمی و مراجعه به پزشک را به نفع پیگیری اهدافمان ، صرفه جویی کند .


جمع بندی:

میتوان این هفت مهارت مدیریت زمان را به هفتاد مهارت نیز تفکیک کرد ولی تجربه نشان داده که زیاده گویی تاثیری در محتوا و نتیجه ندارد و شما میتوانید به تنهایی و یا به کمک یک کوچ (مربی) ، از همین هفت مهارت جادویی برای مدیریت و استفاده هوشمندانه از زمان ، استفاده کنید. نکته ای که باید به آن توجه داشت این است که نه فقط برای مدیریت زمان و بلکه برای تمام ابزارهای موفقیت ، بسترهایی نیز لازم است که بدون آنها این ابزارها معنا و مفهوم خود را از دست می دهند به عنوان مثال چه در زندگی شخصی و چه در کسب و کار ، داشتن معنا و مفهوم بسیار مهم است چون بر پایه آن هدف یا اهداف تعیین می گردند و بدون داشتن هدف ، هیچ مهارتی نمیتواند به شما کمک کند تا از جایی که هستید به جای بهتری بروید.

برای قایق بی حرکت موج تصمیم میگیرد